Il est toujours utile d’avoir sous la main les procès-verbaux d’une réunion précédente. Que ce soit pour revoir la liste des décisions qui ont été prises ou pour savoir qui était responsable de cette tâche. C’est également une bonne source d’information et de référence pour les personnes présentes, mais également pour celles qui sont absentes.
Évitez donc de négliger cette tâche, car un rapport pourrait être très utile si vous n’êtes pas d’accord sur un sujet. À la fin d’une réunion, prenez quelques minutes pour rédiger un rapport détaillé, puis remettez-le rapidement aux participants. Ce document peut également informer les personnes absentes des sujets abordés.
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abord, il convient de noter que les procès-verbaux sont des résumés de la réunion basés sur l’ordre du jour. Tout d’ Par conséquent, le procès-verbal contient les mêmes informations de base que l’ordre du jour, ainsi que des informations supplémentaires obtenues à la suite de la réunion. Selon les points du agenda, vous pourriez même rédiger une bonne partie de votre rapport.
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Plan de l'article
Comment rédiger un bon rapport en 3 étapes simples
1. Avoir une bonne structure
Avant la réunion, assurez-vous de préparer un ordre du jour détaillé. Cela contribuera grandement à la rédaction de votre avis à l’aide de ce modèle. Vous pouvez ensuite ajouter vos notes directement sous chacun des titres, ce qui permet une mise en page rapide après la fin de la réunion.
Vous pouvez même utiliser un logiciel de gestion de réunion pour rédiger des comptes rendus. Comment ? Lors de votre réunion, apportez votre outil technologique préféré (ordinateur portable, tablette, téléphone…) et transcrivez immédiatement vos notes sur les sujets abordés.
À la fin de la réunion, leurs procès-verbaux seront presque complets (80 %) . Uniquement vous devrez passer quelques minutes de votre temps en réunion après vous pour relire et corriger vos textes à l’aide d’Antidote, par exemple, et le tour est joué !
2. Prenez des notes
Si vous souhaitez que vos procès-verbaux soient complets et détaillés, vous devez prendre des notes pendant la réunion. Sinon, il est évident que vous oublierez des informations importantes. Pour vous aider, vous pouvez utiliser des abréviations, il est beaucoup plus facile de prendre des notes. Vous pouvez également enregistrer la réunion pour ne rien oublier.
3. Envoyez le rapport à vos collègues
Si vous souhaitez que votre rapport soit utile, n’oubliez pas de le mettre à la disposition de tous les participants via un répertoire centralisé ou par e-mail, une fois la rédaction terminée. Le plus tôt sera le mieux, idéalement 48 heures, car la mémoire est une faculté vite oubliée.
Les points importants à indiquer dans votre
- Informations de base : date, adresse, salle et heure de début et de fin de la réunion.
- Les noms des personnes présentes, des absents et des invités.
- L’objectif principal de la réunion.
- Un résumé et un objectif de chacun des points à l’ordre du jour : Rapport/Échanger/Générer des idées/Consulter/Décider.
- Les actions et les tâches qui ont été assignées, à qui elles s’adressent et la date d’échéance.
- Les décisions prises, le cas échéant.
- Joignez les documents, images ou adresses Web requis.
- adoption du rapport.
- Envoyez le rapport par e-mail ou utilisez un outil de gestion des réunions pour centraliser tous vos procès-verbaux.
- Date et lieu de la prochaine réunion.
rapport
Modèle de rapport
Il s’agit du modèle d’interrogation classique obtenu par Beenote qui aura lieu après la réunion. Cette structure simple vous permettra d’inclure tous les éléments importants sans oublier l’essentiel : leur discussion.
Téléchargez le rapport
minutes ou minutes ?
Nous entendons souvent les mots procès-verbaux et procès-verbaux pour faire référence au document que nous devons fournir à la fin de nos réunions. Quelle est la différence entre ces deux dénominations ?
Le rapport est un document utilisé pour résumer ce qui est dit lors d’une réunion, par sujet. Il est utilisé dans la plupart des types de réunions.
Le procès-verbal (PV) est une transcription exacte de la réunion. Il sert de document officiel en cas de litige ou de désaccord. Il a une valeur légale.
Le PV contient précisément les décisions prises telles que présentées et adoptées par l’approbation des membres. Il est utilisé notamment au sein des conseils et des comités.
Vous pouvez même ajouter un enregistrement audio de la réunion à vos minutes.
Après avoir rédigé le rapport, quelles sont les prochaines étapes ?
Bien entendu, une fois que le rapport a été rédigé et lu par tout le monde, le projet se poursuit. L’accomplissement des tâches et le suivi des actions sont les étapes à suivre pour atteindre l’objectif principal de la réunion.
Mets-toi au travail !
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